Bayi tahsilatında asıl soru bayinin ödeme yapıp yapmadığı değildir; yaptığı ödemenin hangi borcu kapattığıdır. Cari yönetimi bu sorunun kalıcı cevabını üretir. Her bayi için ayrı bir hesap açılır, borçlar tek tek ve vadesiyle birlikte kaydedilir, gelen tahsilat açık kalemlere önceden yazılmış bir kurala göre dağıtılır, dağıtımdan artan tutar da avans olarak aynı hesapta durur. Kural yazılı olduğu sürece bakiye iki tarafta aynı sayıyı gösterir; olmadığında aynı bakiye her ay yeniden pazarlık konusu olur.
Cari hesap, bir bayi ile aradaki borç ve alacak hareketlerinin zaman sırasıyla tutulduğu hesaptır. Tahsilat listesinden farkı şudur: liste “şu tarihte şu tutar geldi” bilgisini verir, cari ise “bu bayinin şu anda ne kadar açık borcu var, bu borç hangi kalemlerden oluşuyor, ne kadarı vadesini geçmiş” sorularına aynı anda cevap verir. Borç tarafına bayiye kesilen fatura veya yapılan sevkiyat, alacak tarafına bayiden gelen tahsilat yazılır. İkisi arasındaki fark bakiyedir.
Kayıt düzeni ile paranın izlediği yol ayrı iki konudur ve birbirine karıştırılmaz. Kartla yapılan bayi tahsilatında bedel, altyapıyı kuran şirketin kasasında beklemez. Tahsilat.com ödeme kuruluşu veya elektronik para kuruluşu sıfatı taşımaz; sağladığı şey teknik ödeme altyapısıdır ve tahsil edilen tutar, üye işyeri adına tanımlanmış sanal POS üzerinden doğrudan işletmenin kendi banka hesabına aktarılır. Cari ise o hesaba geçen tutarın hangi bayinin hangi borcuna karşılık geldiğini gösteren kayıttır.
Cari mantığı borç kaydıyla başlar. Kayıt eksikse ne dağıtım kurulabilir ne de mutabakat. İlk karar, borcun hangi olayla doğduğudur. Sipariş onayı, sevkiyat ve fatura düzenleme birbirinden günlerce ayrı olabilir ve bunlardan yalnızca biri seçilir. Seçim yazılı hale gelmezse aynı bayi için iki farklı tarih dolaşıma girer, bakiye de her raporda başka çıkar.
Bir borç kaydının taşıması gereken alanlar sınırlıdır, ancak hiçbiri isteğe bağlı değildir:
Vade tarihi bu listenin en çok atlanan alanıdır. “Bu bayi 45 gün vadeli çalışır” bilgisi sözlü anlaşmada kalırsa vade sırası kurulamaz, çünkü sıralanacak bir tarih yoktur. Aynı nedenle aynı bayiye aynı gün yapılan üç sevkiyat tek satırda toplanmaz. Üçünün vadesi farklı olabilir ve ödeme dağıtımı kalem düzeyinde yapılır; toplanmış bir satır, hangi kalemin kapandığını bir daha söyleyemez.
Varsayılan kural sadedir: gelen tutar, vadesi en eski olan açık kalemden başlayarak borçları kapatır. Bu sıralama keyfi değildir. En eski kalem hem tahsil riski en yüksek olan hem de gecikme, teminat ve sevkiyat durdurma kararlarına ilk giren kalemdir. Ödeme onu kapatmıyorsa kalem yaşlanmaya devam eder ve karar da ertelenir.
Kısmi ödeme kuralın en çok test edildiği yerdir. Gelen tutar en eski kalemi kapatmaya yetmiyorsa o kalem kapanmaz, yalnızca kalan tutarı azalır ve açık kalem olarak listede durmaya devam eder. Yetip artıyorsa artan kısım sıradaki kaleme geçer. Dağıtımın her adımı ayrıca kaydedilir, çünkü mutabakatta sorulacak soru “ne kadar ödedi” değil “hangi kalemi kapattı” olacaktır.
Kuralın bir istisnası vardır ve bu istisnanın tanınması gerekir. Bayi ödeme sırasında belirli bir faturayı işaret ediyorsa tahsis hakkı bayinindir ve önce o kalem kapatılır. İstisna kayda kendi notuyla girer, vade sırası diğer ödemeler için aynı biçimde işlemeye devam eder.
Kuralın kağıt üzerinde kalmaması için tahsilatın bayi başına ayrışabiliyor olması gerekir. Tahsilat.com tarafında bayi tahsilat ürünü sınırsız bayi hesabı, cari yönetimi ve bayi bazlı POS ataması ile bu ayrımı taşır; ödeme hangi bayinin hesabı üzerinden geldiyse dağıtım da o bayinin açık kalemleri üzerinde yapılır. Bayi ayrımı olmayan bir akışta dağıtım kuralı yazılabilir ama uygulanamaz, çünkü gelen tutarın kime ait olduğu ancak açıklama satırından tahmin edilir.
Ödeme açık borçların tamamını kapattıktan sonra tutar artabilir. Bu üç durumda olur: bayi yuvarlak bir tutar gönderir, bayi peşin çalışıp sevkiyat öncesi bakiye yükler ya da daha önce iade edilmiş bir işlem hesapta alacak bırakır. Artan tutarın doğru yeri bellidir. Aynı carinin alacak tarafında avans olarak durur; “sonra bakarız” notuna, ayrı bir dosyaya veya kişinin hafızasına bırakılmaz.
Avansın iki özelliği kararı belirler. Birincisi, avans işletmenin bayiye karşı yükümlülüğüdür, gelir değildir; bayi mal almazsa iadesi gündeme gelebilir. İkincisi, avans kendiliğinden erimez. Bir sonraki borç kaydı açıldığında avanstan mahsup edilir ve mahsup da ayrı bir cari hareketi olarak yazılır. Mahsubun kaydı yoksa avans bakiyesi bir gün sessizce kaybolur, bayi de haklı olarak sorar.
Peşin çalışan bayi modelinde bu mantık risk limitinin kendisi haline gelir. Sevkiyat avans bakiyesi kadar yapılır, bakiye bittiğinde durur ve bayinin yeni yükleme yapması beklenir. Aynı cari yapısı hem vadeli hem peşin bayiyi taşıyabilir; değişen tek şey bakiyenin hangi tarafta durduğudur.
| Cari hareketi | Ne zaman oluşur | Bakiyeye etkisi |
| Borç kaydı | Fatura veya sevkiyat işlendiğinde | Bayinin açık borcu artar |
| Kısmi tahsilat | Gelen tutar en eski açık kalemi kapatmaya yetmediğinde | Kalem açık kalır, tutarı azalır |
| Tam kapanış | Gelen tutar bir veya birkaç kalemi tamamen kapattığında | Kapanan kalemler açık bakiyeden çıkar |
| Avans girişi | Ödeme tüm açık borçları aştığında veya borç yokken tahsilat geldiğinde | Bayi lehine alacak bakiyesi doğar |
| Avans mahsubu | Yeni bir borç kaydı açıldığında | Avans azalır, yeni borç aynı ölçüde kapanır |
Aşağıdaki sıra, elinde bayi listesi olan bir işletmenin düzeni sıfırdan kurarken izleyebileceği yoldur. Adımların sırası önemlidir; dağıtım kuralı, vade alanı tanımlanmadan yazılamaz.
Dağıtım işlem anında yapıldığında ay sonunda karşılaştırılacak şey uzun bir kalem listesi olmaktan çıkar. Bayi kendi kaydındaki üç sayıyı söyler, işletme kendi carisindeki üç sayıyı söyler. Sayılar tutuyorsa mutabakat orada biter. Tutmuyorsa fark, hangi tahsilatın hangi kalemi kapattığı kayıtlı olduğu için tek bir kaleme kadar indirilebilir.
Değişen asıl şey tartışmanın konusudur. Kural yokken konu “para geldi mi gelmedi mi” olur ve iki taraf da kendi kaydına bakarak haklı çıkabilir. Kural varken konu “bu ödeme hangi kalemi kapattı” olur. Bu ikinci sorunun tanımı gereği tek bir cevabı vardır ve cevap kayıtta durur, kişilerde değil.
Sınırı da belirtmek gerekir. Cari mutabakatı bayi ile işletme arasındadır. Banka hesabına geçen net tutarın kontrolü ayrı bir işlemdir ve farklı bir kayıt üzerinden yürür.
Bu iki kavram sık karıştırılır ve karışıklık doğrudan satın alma kararını etkiler. Cari yönetimi, tahsilat tarafında bayi başına borç ve alacak hareketlerinin tutulmasıdır. Muhasebe entegrasyonu ise bu hareketlerin bir muhasebe veya ERP yazılımına otomatik olarak akmasıdır. Tahsilat.com’un B2B bayi tahsilat ürünü ile B2C tarafındaki tahsilat ürünleri muhasebe entegrasyonlarını içermez; bu sınır ürünün kendi tanımında yazılıdır.
Pratik karşılığı şudur: paneldeki cari kayıt resmi muhasebe defterinin yerine geçmez ve oradaki bakiye muhasebe yazılımına kendiliğinden yazılmaz. Fatura düzenleme, gelir kaydı, KDV ve dönem sonu işlemleri muhasebe yazılımının ve mali müşavirin alanında kalır. Cari kaydın bu tarafa katkısı karşılaştırılabilir bir zemin sunmasıdır. Borç kaydının doğduğu anı fatura tarihine sabitlemek de tam bu yüzden işe yarar: iki kayıt aynı olaya bağlandığında aradaki fark ölçülebilir hale gelir.
Yukarıdaki çerçeve bilgilendirme niteliğindedir, mevzuat değişebilir ve mali müşavir görüşünün yerini tutmaz. Kayıt düzeninin mevzuata uygunluğu ve muhasebeleştirme yöntemi mali müşavirle değerlendirilir.
Eşiği belirleyen şey bayi sayısı değil, aynı anda açık duran kalem sayısı ve vade çeşitliliğidir. Üç bayisi olan ve her birinden peşin tahsilat yapan bir işletmede banka ekstresi çoğu zaman yeterlidir, çünkü kapatılacak vadeli kalem yoktur. Vadeli çalışan, aynı bayiye farklı vadelerle sevkiyat yapan, kısmi ödeme kabul eden veya avans alan bir yapıda ise cari mantığı zorunlu hale gelir. Bu yapılarda tek bir ödemenin hangi kalemi kapattığı sorusu her ay defalarca sorulur ve her seferinde aynı cevabı vermek gerekir.
Ticari tarafta iki kalem ayrı tutulur. B2B bayi tahsilatı paket ücretine tabi ürünlerden biridir. Hesap onayından itibaren 30 gün süren ücretsiz paket ayda 250 işlem ve 1.000.000 TRY, Pro paketi 2.500 TRY artı KDV karşılığında 500 işlem ve 2.500.000 TRY, Pro+ paketi 3.500 TRY artı KDV karşılığında 1.000 işlem ve 3.500.000 TRY hakkı tanır. 1.000 işlemin ve 10.000.000 TRY’nin üzerindeki hacim Enterprise tarafında teklifle belirlenir. Limitler işlem adedi ve işlem tutarı üzerinedir, bağlanan banka veya POS sayısı üzerine değildir; her pakette POS bağlama sayısında sınır yoktur ve POS başına ek ücret alınmaz. Banka komisyonu ise bu ücretten ayrı bir kalemdir ve oranı işletmenin bankasıyla imzaladığı sanal POS sözleşmesine göre belirlenir.
Borç hangi para biriminde doğduysa cari takibi de o birimde yapılır. Farklı bir birimde tahsilat geldiğinde çevrilen tutar ve oluşan kur farkı ayrı kalemler olarak yazılır, açık kalemin tutarına sessizce eklenmez. Eklenirse kalemin ne kadarının mal bedeli ne kadarının kur farkı olduğu bir daha ayrılamaz. Tahsilat tarafında TRY, USD, EUR ve GBP dahil 20+ para birimiyle işlem yapılabilmesi, carinin tek bir birimde toplandığı anlamına gelmez.
Bu ticari bir karardır ve cari onun yerine geçmez, yalnızca kararın dayanağını üretir. Vadesi geçmiş tutar ile toplam açık bakiye anlık okunabildiğinde, bayi sözleşmesinde tanımlanmış risk limitinin aşılıp aşılmadığı tartışmasız biçimde görülür. Limit tanımlı değilse cari yine aynı sayıyı verir, ancak kararı her seferinde kişiler verir ve karar bayiden bayiye değişir.
Avans, işletmenin bayiye karşı duran bir yükümlülüğüdür; geri ödenip ödenmeyeceği aradaki ticari sözleşmenin konusudur. Cari tarafında yapılması gereken tek şey, geri ödenen tutarın avans bakiyesini kapatan bir hareket olarak yazılmasıdır. Avansın kayıttan silinerek kapatılması, sonraki dönemde açıklanamayan bir bakiye farkı bırakır.
